البيروقراطية بين النظرية والتطبيق

هي إحدى النظريات في الإدارة . وقد جاء بها العالم الألماني "ماكس فير" وطور مفهومها المثالي لبلوغ الحد الأعلى من الكفاية الإنتاجية .
وقد وضع لها خصائص حتى تبلغ حدها الأعلى من الكفاية الإنتاجية منها تحديد التميز في تنفيذ الأنظمة بحيث تنفذ بطريقة غير شخصية ثم تقسم الأعمال حسب الاختصاصات دون اعتبار للشخص الذي يؤدي العمل . وبالتالي تلافي تدخل النواحي الشخصية في العمل ويقلل من الاعتماد على أشخاص معينين . لأن التركيز ينصب على الوظيفة لا الموظف .
ثم إن الوظائف مدرجة حسب سلم خاص بحيث يأخذ الهيكل التنظيمي شكل هرم من في قمته يرسم السياسات وضع الأهداف ومن في وسطه مصنع القرارات . ووضع السياسات موضع التنفيذ . وفي قاعدته يتم تنفيذ الإجراءات التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف وهذا يسهل عملية تحديد السلطات ويسهل التنسيق والتعاون .
كما أن البيروقراطية المثالية تعتمد على استخدام المؤهلين للعمل بناء على مؤهلاتهم ولذلك فإن المحسوبية غير معترف بها في التنظيم البيروقراطي لأنها تسير وفق نظم وتعليمات محددة .
ثم إنها تعتمد على التدوين الكتابي للأداء والتعليمات والقرارات والاحتفاظ بجميع الأوراق والمستندات حتى تكون مستقرة . وبالتالي يلزم وجود موظفين يقومون بحفظ الأوراق والمعلومات بشكل مرتب يساعد على استخراجها عند الحاجة وتهتم بالانغلاق والسرية . كما أنها تركز على دور الموظف الرسمي بحيث لا تؤثر علاقاته الشخصية على موضوعيته وتأديته لواجباته .
هذه نبذة عن أهدافها :-
ويرى كثير من المنظرين في علم الإدارة . أن الممارسات الخاطئة في التطبيق قد رسخت لدى معظم الناس أن البيروقراطية نظام إداري غير فعال ولعل من أهم الأخطاء عند التنفيذ . قلب الأنظمة والقوانين من وسائل لتحقيق الأهداف إلى غايات في حد ذاتها . ثم التمسك بحرفية الأنظمة والتعليمات مما يجعل الجهة غير قادرة على مراجعة الأمور الطارئة . ومراعاة الظروف الخاصة . ثم يأتي الروتين والتفصيلات الدقيقة التي يجب إتباعها دون الحاجة لها وعلى سبيل المثال بين يدي (مشهد إزالة مخلفات) صادر عن إحدى البلديات وحتى يحصل عليه المواطن فقد مر بعدد من المراحل . حيث وقف على الموقع مراقب البلدية الفرعية - ثم رئيس البلدية الفرعية - ثم أحيل لمقر البلدية الرئيسي . ثم لمراقب البلدية - وكلف المواطن بتصوير الموقع وتوقيعه من قبل مكتب هندسي . ثم رئيس قسم الرقابة والتنمية - ثم رئيس القسم الفني ثم لمساعد رئيس البلدية للشئون الفنية .
ولذلك فإنه مع بداية العام الهجري الجديد ومن خلال العمل بين الجهات الحكومية وجدت أن صادرها في بداية العام قد تجاوز الألف . وهذا الكم الهائل من الأوراق ليس إنجازاً كله . كما تبين لي من خلال العمل ؛ ولكن السبب الرئيسي يعود إلى الضعف في اتخاذ القرار .
ثم إن من الممارسات الخاطئة الاعتناء بالمظاهر الخارجية للوجاهة أمام الجمهور ثم يأتي تشبث كثير من الموظفين بمواقعهم . ومقاومة أي تغيير أو إصلاح داخل الجهة . وهذا يسبب انشغال الموظف بالبقاء في موقعه وعلى وضعه من يخلق صراعاً داخل الجهة ينصرف من الاهتمام بالعمل إلى قيادة الصراع .ثم إن الجهات التي تعاني فساداً . أو موظفون تنقصهم الكفاية والفعالية في إنجاز العمل يلقون باللوم على الأنظمة والروتين وهم الذين خلقوه وفعلوه . والله الموفق،،، ،
سعيد بن يوسف بن محمد قليل
فرع هيئة الرقابة والتحقيق بمنطقة عسير