التواصـل الفعـال مع الموظفيـن

من أجل انجاز العمل وبصورة أفضل من الغير يعتمد المديرون على التواصل الفعال، وفي مرات أخرى قد لا يرى بعضهم حاجة لاستشارة الاشخاص الذين سيتأثرون بقراراتهم، ويعتمدون بدلاً من التواصل، على تبصرهم الشخصي بما في ألباب وعقول الآخرين.

على الرغم من أن انخفاض معايير التواصل له عواقب وخيمة وبعيدة الأثر، إلا أن بعض المديرين يتقبل أو يتسامح مع معايير التواصل المنخفضة في العمل، برغم أنهم يعرفون ما يترتب على ذلك من تكلفة وخسارة كبيرة. التواصل الفعال مع الموظفين أمر ضروري لخلق بيئة سعيدة صالحة للمزيد من الإنتاجية.

الاتصالات الداخلية بين الإدارات والموظفين مهمة ويجب أن تكون القلب النابض لكل الأعمال التجارية والإدارية، سواء كانت كبيرة أو صغيرة.

التواصل الجيد مع الموظفين أمر أساسي لنجاح الأعمال، حيث من المتعارف عليه بأن الموظفين الذين لا يعرفون ما هو متوقع منهم نادراً ما يؤدون ما هو متوقع منهم.

وفقاً لدراسة تمت من قبل الشركة الاستشارية الأمريكية "تاور واتسون" أفادت بأن الشركات التي تتواصل بشكل أكثر فعالية مع موظفيها وتهتم بآرائهم تحقق المزيد من الرضا والولاء مقارنة مع الشركات التي تكون بيئتها طاردة، وبالتالي تزداد لديها نسبة عدم الاستمرارية في العمل.

عند التواصل بشكل جيد مع الموظفين، يمكن بناء علاقات جيدة معهم، وبالتالي زيادة إنتاجية الموظفين، وزيادة ولائهم، وجعلهم العلامة التجارية لجهة عملهم، وتقليل الأخطاء التي تنبع من ضعف التواصل، وعدم منح الموظفين الغاضبين من الإساءة لجهة عملهم.

بناء على التخطيط والاستثمار الجيدين، والعمل الجاد وبعض من الحظ يتم جني أرباح الأسهم والمشاركات. هكذا هو التواصل قد يشبه أرباح الأسهم، حيث قد يتضمن وضع الافتراضات أحياناً. يجب عدم التقليل من أهمية غير المهم تماماً. فتلك الكلمات غير المهمة تماماً قد تعني الكثير.

فعلى سبيل المثال، التحيات والابتسامة المتبادلة بين الزملاء وبين المديرين وبين قوة العمل في مقابلات عابرة خلال العمل كثيراً ما توصل ما هو أكثر بكثير مما قد يتم تصوره.

تلك التحيات يمكن أن تعبر عن معان خفية مهمة وتنقل رسائل بعيدة الأثر. التحية هي اعتراف وتقدير، وهذا هو المهم بالنسبة للموظف الذي يبحث عن الاهتمام.

لتحسين التواصل مع الموظفين هناك أشياء يجب تحقيقها وأهمها خلق ثقافة توضح أهمية التواصل مع الموظفين قبل كل شيء، من خلال السعي إلى توفير شفافية واضحة عن التحديات التي تواجه الشركة، وتوفير المعلومات اللازمة حول البيانات المالية الخاصة بالشركة.

هذه الصراحة تعزز الثقة والتفاهم في محيط العمل. للأسف وسائل الاتصال كالبريد الإلكتروني، والرسائل النصية، وتطبيقات الدردشة، أثرت على التواصل وجهاً لوجه في الكثير من أماكن العمل.

كما ينبغي جعل الموظفين في حلقة اتصال مستمرة مع إداراتهم، حيث يجب أن يشعروا بمعرفتهم لما يحدث في محيط عملهم وأن يكونوا دائماً في الإطار الأكبر بأن يتم إعلامهم بكل أو معظم ما يجري في إداراتهم، حيث من شأن ذلك تحسيسهم بأهمية مشاركتهم.

الاستماع هو جزء مهم في التواصل مع الموظفين لأن التواصل الناجح هو طريق ذو اتجاهين. من أجل ذلك، يجب إعطاء الموظفين الحرية في إبداء ملاحظاتهم واقتراحاتهم.

تتضمن هذه استخدام استطلاعات آرائهم وعقد اجتماعات منتظمة معهم بحيث يحصل الجميع على الفرصة الكافية في المشاركة، وكذلك بالإمكان استخدام صناديق الاقتراحات التقليدية. كما ينبغي توفير طرق التواصل المرنة بين المسؤولين وموظفيهم من خلال هدم الحواجز المتواجدة بينهم، كي يشعر الموظفون بأنه بإمكانهم الوصول لمسؤوليهم ببساطة ويسر.

من المهم أيضاً العمل على تحقيق المقترحات والملاحظات الجيدة الصادرة من الموظفين، حيث عدم اتخاذ أي إجراء تجاه مقترحاتهم سيكون له ردود فعل سلبية تؤدي إلى توقفهم عن إبداء ملاحظاتهم وأفكارهم مستقبلاً. لذلك من الضروري العمل على تحقيق ملاحظاتهم كي ننشئ بيئة عمل صحية سمتها التواصل الفعال مع الموظفين.

أخيرا، يجب أن ندرك بأن الكلمات على الصفحات أو الشاشات تفتقر إلى السياق واللهجة والعظة التي تساعد الناس على فهم المعنى الخاص مقارنة بالاتصال المباشر والتحدث مع الموظفين وجهاً لوجه. ديننا الحنيف وضح لنا أهمية التواصل بين الناس وحثنا على التعاضد والمشورة، قال تعالى: «وأمرهم شورى بينهم».

كما أن قيادتنا الرشيدة، حفظها الله، تسعى دائماً إلى التواصل والالتقاء بشعبها والسماع لمطالبهم ومقترحاتهم، وباستمرار تحث المسؤولين على النزول إلى ميادين العمل والتواصل مع موظفيهم والتفاعل البناء معهم. بدون شك كل ذلك من شأنه رقي الوطن وتطوره.

د. خالد المزروعي
نقلآ عن البيان الإمارتية